Согласно исследованиям HeadHunter, больше всего фрилансеров работает в IT (26 %), рекламе/маркетинге (14%) и СМИ (13%). Плюсов такой работы много как для сотрудников, так и для компании. По данным Forbes, 10 часов в неделю в среднем тратится на поездки на работу, 81% молодежи в возрасте 13-17 лет уже задумываются о проблемах баланса работы и личной жизни, а количество людей, работающих удаленно, последние годы растет по всему миру на 24% ежегодно. Если еще учесть, что на 200 сотрудников, работающих вне офиса, вы может сэкономить до $3 млн в год, то, похоже, скоро удаленный режим станет так же распространен, как привычный полный рабочий день в офисе. Впрочем, не все работодатели симпатизируют «удаленке», многие опасаются, что компания из бизнес структуры может превратиться в сообщество свободных художников, которыми невозможно управлять. Итак, ниже мы приводим ключи, как настроить работу удаленной команды и как наладить контроль за сотрудниками.
1. Документация
Если вы решили, что ваша команда будет работать удаленно, тогда вам, как руководителю, нужно начать с детального и доходчивого рассказа о направлении развития компании. Для этого важно составить документ, где описывается позиционирование компании, а также заданы планируемые показатели, которых следует придерживаться.
Если в управлении офисным коллективом шаблоны важны, то при удаленной работе шаблоны жизненно необходимы.
Илья Комолов, исполнительный директор веб-студии Rocket Studio, считает, что ключевая сложность управления удаленной командой - это поддержание единого уровня работ. «Решить эту проблему помогает в большей степени шаблонизация - наличие выверенных процессов решения тех или иных задач». Например, если речь идет о веб-тестировщике, то у него должен быть регламент проверки (конкретный список пунктов проверки), а также единый шаблон отчетности для данной задачи. В рамках компании Rocket Studio есть следующие шаблоны: шаблон формирования темы письма, шаблон наименования чата в skype, шаблон описания задачи в CRM и, наконец, выверенные шаблоны всех документов (договоров, отчетов). Кстати, когда в команду приходит новый человек, прочитав все эти документы и инструкции, ему сразу становится понятно: как начать говорить на том же языке, что и остальные.
2. Контроль
Устраивать skype-обсуждения необходимо каждую неделю. Только так возможно осуществлять контроль и корректировку всех процессов. Разумеется, контроль должен быть не тотальным, а доверительным. Тем не менее, на него нужно отдельно выделять время, иначе проект может завалиться.
3. Электронные инструменты
Директор по развитию Роман Глубоковских компании Indigate пользуется самыми разнообразными сервисами, помогающими наладить контроль и документооборот. Нам он рассказал о самых важных:
- Виртуальная бухгалтерия - это удаленный сервер, на котором установлена программа 1С.
- Видеоконференция необходима для взаимодействия между коллегами, между руководителем и подчиненным, клиентом и сотрудниками компании. Самый простой способ - Skype.
- Виртуальные документы - все материалы удобно хранить в виртуальном облаке, где их можно комментировать и редактировать онлайн, что очень удобно при совместной работе. Для работы наиболее подходят: Google Docs, Облако mail.ru и Яндекс. Помимо прочего, есть Paper Dropbox - отличная новая платформа для совместной работы над документами, альтернатива Google Docs.
- Сервисы планирования, постановки и контроля задач - самые распространенные: Asana, Basecamp, JIRA, Redmine и Trello. В них легко можно ставить и описывать задачи сотрудникам, оценивать их важность и качество, отслеживать их в личном кабинете, наблюдать за проектами коллег и помогать им в исполнении.
- Онлайн-чат - один из самых доступных и удобных способов взаимодействия между сотрудниками. Самый известный из них - Skype, а еще Telegram, WhatsApp и другие.
Также стоит взять на вооружение сервис Slack. По словам Олега Горлачева (Gorlachev Group), это отличная платформа для обсуждения всех проектов в одном месте. Главное преимущество заключается в том, что есть интеграция внешних сервисов для объединения информации в одну экосистему. Сервис Team Speak (TS), который поддерживает голосовое общение, тоже пригодится удаленной команде. «Наш выбор пал именно на TS, потому что он не грузит ПК. кроме того, большим преимуществом является возможность установить его на свой VPS», - заключает Горлачев. Стоит отметить, что в Slack недавно ввели голосовое общение, но только на премиум-аккаунтах.
4. Мотивация и коммуникация
Удаленный сотрудник более мотивирован. Ему не обязательно сидеть целый рабочий день в офисе. Чем быстрее он выполнит свои задачи, тем больше у него личного времени. Впрочем, чтобы сотрудник был хорошо мотивирован, он должен понимать, что его ждет в будущем (для чего работает именно он) и гордиться тем, что он делает сейчас. Для каждого перспективного сотрудника нужен план карьерного роста: когда сотрудник понимает рост своих доходов и повышение в должности на 1-2 года вперед и знает, каких компетенций и показателей ему нужно для этого достичь.
В работе команды очень важно распределять зоны ответственности: чтобы все четко понимали, кто чем занят, какие вопросы решает. Важно, чтобы коммуникация была легкой и удобной для всех членов команды.
«Удаленные сотрудники - такие же сотрудники, как и все остальные. Суть методов управления удаленным персоналом не меняется — меняется только форма взаимодействия при работе и средства коммуникации», - говорит Елизавета Викулова, руководитель "Первой Студии Сторителлинга". «Но тут важно уделять внимание качеству коммуникации и работать над тем, чтобы члены команды чувствовали сплоченность. Чтобы это действительно была команда, а не разрозненные удаленные работники, где каждый сам по себе».
5. Экономия
Отсутствие офиса помогает компании сэкономить средства не только на аренде и приобретении помещения, но и на организации рабочих мест.
«Я столкнулся с управлением удаленной командой в самом начале кризиса, поздней осенью 2013 года, когда выручка резко упала практически на 30% и бизнес стал "проседать" на глазах», - рассказывает Пестерев Михаил, генеральный директор СityNature.ru. «Мы встали перед выбором: либо закрывать компанию, либо резать расходы. Основными расходами для нас, оптовой online--компании, были расходы на персонал и аренду офисных площадей. Вот тогда нам и пришло в голову привлекать на удаленку не только web-дизайнеров и программистов, но и менеджеров по продажам и категорийных менеджеров, а также seo-специалистов и копирайтеров».
К тому же в регионах такие специалисты стоят в два раза дешевле, а выбор шире. Компания сократила весь московский офисный персонал, переехала в недорогое и небольшое помещение на окраине Москвы и набрала сотрудников "на удаленке". Теперь сотрудники CityNature.ru работают, как все, с 9.00 до 18.00 - просто находятся у себя дома. Они, как и раньше, работают с клиентами по телефону, оформляют документы и ведут заказы, только общение с ними проходит по скайпу, а для полноценного функционала им требуется удаленный доступ в 1С, доступ к админке сайта и облачным сервисам компании.
6. Персонал
Вашими потенциальными сотрудниками может быть все русскоязычное население. Скажем, если вам нужен работник в ночные часы, то в обычных условиях вам пришлось бы выстраивать посменные рабочие графики или искать кого-то, кто согласился бы работать по ночам. Но в России восемь часовых поясов, и можно легко нанять сотрудника из соответствующего ночного пояса.
«Я всегда стараюсь выбрать людей, которые работают с горящими глазами, постоянно пытаются что-то придумать, у которых при этом хорошее образование», - говорит Пестерев Михаил (CityNature.ru). «Если я выбираю менеджера по продажам, то я однозначно не буду рассматривать кандидатов, у которых тяп-ляп составленное резюме. У нормального продажника и резюме должно быть как коммерческое предложение, которое прочитал и решил: хочу купить!».
7. Минусы удаленного офиса
Большинство контраргументов против удаленного графика лежат в плоскости стереотипов. Чаще всего руководители опасаются, что у них не будет контроля над удаленными сотрудниками. Однако в привычном офисе вы также не застрахованы от бездельников. Когда вы стоите у сотрудников за спиной, возникает ощущение контроля. Но это только иллюзия. Работник все равно найдет возможность работать спустя рукава и заваливать проекты. Поэтому разница между удаленными и офисными не такая большая, как кажется на первый взгляд.
Введите email чтобы получить пакет документов
Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете задать вопрос нашему эксперту
© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.
Комментарии ()