Совещание - это важный инструмент управления, мотивации и командообразования. Поэтому от того: насколько совещание будет эффективным или провальным, будет зависеть успех вашего бизнеса.
Типы совещаний
Совещания принято классифицировать по следующим типам:
- Информационное – когда информация идет сверху вниз. Условно, «верхи» говорят, что делать «низам».
- Оперативное - когда информация идет снизу вверх: исполнители отчитываются о проделанной работе, дают обратную связь.
- Проблемное – когда компания сталкивается с проблемами и важно всем придумать наиболее целесообразное решение по преодолению трудностей.
«Конечно, коллективный разум эффективнее, но и расходы должны быть оправданы. Поэтому прежде чем назначать совещание, спросите себя: «Кому и зачем оно нужно? Что оно нам даст?», - Владимир Коровин, основатель «Центра Деловых Инициатив».
Ошибки
Плохо спланированное совещание – это трата рабочего времени. Посчитав сколько участников вы собираетесь пригласить на совещание, вы легко можете определить: сколько времени они на нем потратят и, следовательно, в какую сумму оно вам обойдется.
Обычно ошибки на совещаниях бывают следующими:
1. Отсутствие подготовки
Если у совещания нет плана, нет точного понимания количества участников, то это уже изначально провальное совещание, на котором навряд ли что-нибудь решится.
2. Приблизительность
Поскольку амбивалентность – бич наших современников, то вполне понятно, откуда берутся совещания, на которых все очень приблизительно и вся информация представлена в некой дымке. Временные границы, как правило, нарушаются, и совещание может проходить 2-3 часа, фокус проблемы тоже размазан - спикеры постоянно уходят в сторону и обсуждают самые разные дела.
«Хуже всего – это размазанная речь, когда у спикера все «примерно» и «приблизительно», а диапозон цифр разбегается «от 20% до 40%». Говорите четко. Если вы приводите цифры, то называйте конкретные числа». Иванка Трамп, дочь Дональда Трампа и вице-президент Trump Organization
3. Устная форма
Разумеется, совещание проходит в устной форме, но важные его моменты обязательно должны быть запротоколированы. В конце совещания каждый его участник должен иметь в письменном виде все пункты, над которыми ему нужно будет работать.
4. Отсутствие контроля
Все обсуждаемое на совещании потом должно выполняться. Иначе зачем вы вообще тогда садились за стол переговоров?
Главные этапы совещания
Совещание, как правило, состроит из нескольких шагов:
1. Организация
Предполагает утверждение списка участников, а также тему дискуссии.
2. Информирование о совещании
Сотрудники должны знать о нем, чтобы иметь возможность подготовиться. Хорошо бы не только уведомить, но и напомнить о предстоящей встрече. Письма-«напоминалки» содержат материалы к совещанию. Также важно подготовить помещение для проведения встречи, чтобы в день проведения вы не отвлекались и не раздражались на мелкие проблемы связанные с приготовлением зала.
3. Проведение
На самом совещании вы должны утвердить ответственных лиц за реализацию обсуждаемых. Также важно определить того, кто будет следить за временем и фокусом темы, чтобы участники дискуссии не распылялись.
4. Завершение
В заключении важно сформировать протокол, а также осуществить рассылку для всех участников.
5. Контроль
Контроль за реализацией решений озвученных проблем, анализ ситуации и оценка качества работы.
6. Анализ
Ведение архива совещаний. Оценка развития компании и улучшения процесса проведения совещаний.
«У совещания цель должна быть обязательно — конкретная, понятная и достижимая. Однако всегда следует иметь в виду, что первоначальная цель — это лишь первый шаг в решении проблемы. Вполне допустимо ее изменение в ходе детального рассмотрения ситуации. И очень здорово, если это изменение делает цель более весомой. Мне лично это дает новое видение проблемы», - Владимир Коровин, основатель «Центра Деловых Инициатив».
О содержательности совещания
Понять: насколько эффективно пройдет ваше совещание, помогут ответы на ниже следующие вопросы. Обязательно просматривайте их в течение встречи, чтобы знать, насколько вы четко следуете намеченному плану.
- Достигнута ли цель совещания?
- Все ли вопросы на повестке дня обсуждались?
- Соблюдены ли временные рамки?
- У каждой ли повестки, которая обсуждалась, есть исполнитель?
- Все ли исполнители понимают: как реализовывать поставленные перед ними задачи?
Эффективное совещание обладает следующими характеристиками
1. Организованность в плане понимания цели, повестки дня и участников. Должен быть назначен руководитель совещания. Обычно это секретарь, который его еще и протоколирует.
2. Также важное уточнение – совещание должно планироваться заблаговременно, чтобы каждый сотрудник смог на нем присутствовать и располагал временем для подготовки;
3. Важно все записывать. В протоколе должны фиксироваться принятые решения и поручения;
«Говорите с людьми вживую – это в сто раз эффективнее электонных писем. А еще я все записываю. Зачем тратить столько времени на совещания, если потом все это не записывать. Мозг так устроен, что склонен забывать детали, поэтому обязательно все записывайте». Ричард Брэнсон.
4. По окончании дискуссии протокол должен быть согласован и доведен до всех участников совещания;
5. Процесс выполнения задач должен контролироваться. Определяющими моментами в контроле являются сроки и оценка исполнительской дисциплины.
6. Записи, сделанные на совещании, должны храниться в архиве компании;
Совещание как инструмент менеджмента
Несмотря на то, что мы живем в век информационных технологий и любой вопрос можем решить в срочном порядке, направив обращение к руководству с помощью электронной почты, однако важность совещаний от этого не уменьшается. Во-первых, совещания дисциплинируют и систематизируют вашу собственную работу и работу ваших сотрудников. А во-вторых, они являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры - местом встреч для сотрудников и площадкой для дискуссий насущных дел.
Вы можете назначить секретаря главным ответственным лицом за совещание (секретарь будет его готовить, протоколировать и следить за временем) – это еще не снимает с вас (как с руководителя) ответственность за его проведение. Начинания отдельных сотрудников никогда не смогут дать системного результата, если в этом не заинтересован и не задействован глава компании.
Инна Алексеева, генеральный директор PR Partner: «Перед встречей все участники готовят еженедельные отчеты («какие есть проблемы», «что удалось», «какие планы»), а с коллегами обсуждают только самое полезное либо спорное (ту ситуацию, по которой нужен совет). Также на совещаниях с недавнего времени мы стали использовать песочные часы, чтобы не затягивать их. Это очень помогает визуализировать время, которое уходит во время таких встреч».
Вопросы повестки дня совещаний
Обычно повестка дня на совещаниях носит следующий характер:
- Формирование целей, планирования, стратегии,
- Финансовый анализ компании,
- Продвижение продуктов,
- Распространение информации о товаре,
- Обмен опытом, мотивации и т.д.
Расхожее мнение, что если у вас слаженная команда и настроены все системы, то никакие совещания не нужны – сотрудники и так знают что, кому и когда делать. Но это заблуждение. Во-первых, в большинстве своем менеджеры руководят в режиме ручного управления – когда идет оперативное реагирование на происходящие изменения. Во-вторых, если у вас есть цели, которые известны каждому сотруднику, необходимо время от времени проводить их корректировку с учетом сегодняшней ситуации. Кроме того, есть вопросы, которые можно решить только на совещаниях.
Заключение
Чтобы совещание было эффективным инструментом управления, необходимо к нему тщательно готовиться. Для этого нужно решить следующие задачи: провести анализ совещаний; соблюдать регламент, а также постоянно следить за совершенствованием совещаний внутри вашей компании.
Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете задать вопрос нашему эксперту
© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.
Комментарии ()