Елена Шарапова: как автоматизировать бизнес-процессы

Предприниматель и эксперт в области организационного развития Елена Шарапова рассказала о том, как оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы.

Как вы начали заниматься  таким сложным направлением как организационное развитие, проектированием бизнес-процессов и внедрения ИТ-систем?

Я по образованию математик-программист. Так что, моя основная профессия - это автоматизация и все, что связано с ИТ. Есть такая известная фраза, что если вы решите автоматизировать бардак в компании, то у вас будет автоматизированный бардак. В процессе работы я поняла, что прежде чем внедрить информационную систему, нужно упорядочить те процессы, которые есть в компании. Предпроектное обследование и оптимизация процессов необходимы при внедрении любого ИТ-проекта, тем более, когда мы говорим о внедрении сложных систем для больших компаний, в работе которых будут задействованы разные подразделения.

Для чего необходимо проектирование бизнес-процессов?

Все бизнес-задачи условно можно разделить на три больших группы:

1. увеличить доход
2. сократить затраты
3. избежать рисков в будущем

Например, в любой компании, вне зависимости от сферы деятельности, есть точки контакта с клиентом: менеджеры отдела продаж, продавцы розничных магазинов, операторы интернет-магазинов, мастера и администраторы в сегменте предоставления услуг и т.д.
При этом всегда есть вероятность потери клиентов, по причинам, связанным с человеческим фактором. Дороже всего обходятся ошибки, совершенные персоналом по незнанию, забывчивости, неаккуратности, эмоциональности, плохого настроение и «хотел как лучше, а получилось как всегда».

В реальности, посчитать упущенную прибыль достаточно сложно, каждый сотрудник легко может обосновать, почему не состоялась сделка с тем или иным клиентом. Поэтому, чем менее формализованы процессы и чем больше у сотрудников возможности выполнять работу по своему усмотрению, тем выше влияние человеческого фактора на финансовый результат компании.

А  вообще, зачем нужна автоматизация?

Каждый руководитель выстраивает работу подчиненных сотрудников и в целом своего подразделения таким образом, чтобы получать нужный результат. 
Однако, в реальности, зачастую, результаты конкретного отдела или сотрудника зависят от смежных подразделений: качественно и в срок предоставленная информация, вовремя заказанное сырье и материалы, согласование документов и прочее.

Именно на стыке процессов, при взаимодействии между подразделениями, возникают трудности и временные потери.

Одна из основных задач внедрения ИТ-систем – это повысить производительность:

• исключить дублирующиеся операции – когда несколько сотрудников делают одну и ту же работу, даже не подозревая об этом
• автоматизировать все, что может быть автоматизировано – по максимуму убрать ручной труд, например подготовку отчетов вручную, передачу документов «из рук в руки» и пр
• получать оперативную и достоверную управленческую отчетность
• точнее планировать работу
• исключить временные потери на поиск нужных документов и информации от смежных подразделений

Насколько я понимаю, это еще экономит время?

Мы однажды работали с департаментом соцзащиты, так вот они готовили для министерства здравоохранения порядка 80 отчетов. Представляете, сидят огромные отделы, которые все это делают вручную с помощью Excel. Мало того, что они работают с недостоверной информацией, они на этот процесс тратят огромное количество времени. Так, зачем же делать вручную то, что можно сделать по нажатию одной кнопки!?

Также много простых вещей сотрудники часто усложняют. Например, система документооборота. Документ поступает к секретарю и дальше идет по разным департаментам - к юристам, маркетологам, продажникам. Зачастую на этом длительном извилистом пути эти документы теряются. А вот автоматизация делает все эти процессы более прозрачными.

Расскажите, пожалуйста, зачем нужны предпроектные работы перед тем как внедрять ИТ-автоматизацию?

Если мы приходим и начинаем внедрять ИТ- систему на неподготовленную почву, то с высокой долей вероятности такой проект будет неуспешен.  Я часто сталкивалась с ситуацией, когда «внедренцам» заплатили много денег, сроки прошли,  бюджет исчерпан, а конечный результат заказчик не получил.  Именно поэтому существует технология проектирования и оптимизации бизнес-процессов. Сначала на бумаге прописать процессы, архитектуру решения и, что немаловажно, согласовать ее с бихнес-пользователями. Все спорные моменты между подразделениями и требования пользователей должны быть решены на этом этапе. Внести изменения в документ проще и дешевле, чем перенастраивать ИТ-систему, после запуска, по причине того, что пользователи отказываются ее использовать, т.к. она реально не помогает в решении, а забирает дополнительное время.

В итоге, качественное предпроектное обследование и согласование функциональных требований позволят и Заказчику и Исполнителю четко и однозначно понимать объем предстоящих работ и снизит риски выхода за рамки сроков и бюджета внедрения.

Елена Шарапова

С кем вы в основном работаете – с крупными игроками? Наверное, им больше нужно оптимизировать и автоматизировать свои бизнес-процессы?

Крупные игроки, как правило, проводят тендеры, мы в них напрямую не участвуем, а субподрядные работы берем с удовольствием. Например, мы делали ряд крупных проектов с Сибуром и Газпромом. Напрямую мы  в основном работаем с компаниями малого и среднего бизнеса.

У нас есть градация компаний, с которыми мы работем:

• До 120 млн руб. – это микробизнес. Когда компания перешагивает этот рубеж, собственнику становится все сложнее контролировать бизнес и заниматься ситуационным управлением. Становится очевидно, что необходимо систематизировать текущую деятельность, прописать регламенты и инструкции для сотрудников, автоматизировать ручные операции, наладить систему управления и финансового планирования и учета, поэтому собственники обращается к нам. Мы, со своей стороны, не только готовим документацию, но и, имея достаточно много накопленных «best practices», вносим свои предложения по оптимизации и улучшению процессов, и полностью подготавливаем компанию, чтобы она могла стабильно развиваться дальше в долгосрочной перспективе.
•  Компании с оборотом от 1 миллиарда  руб., как правило, обращаются с вопросами оптимизации издержек и повышением рентабельности: сокращение численности сотрудников, товарных запасов, неликвидов, дебиторской задолженности, снижение процента бракованной продукции, возвратов, профилактика финансовых махинаций.

Кейс 1.  Можете рассказать, как вы внедряли электронную очередь в Уралсибе?

Для них мы внедрили электронную очередь на 600 офисов. Этот банк есть в каждом городе по всей России. Всю работу мы проводили в сотрудничестве с компании «Дамаск» –ведущим вендером в России по развитию электронной очереди. Они полностью сделалали и разработали программное обеспечение. У них даже есть завод, который по их техническому заданию производит оборудование.

У нас стояла задача предпроектного обследования и сбора требований от бизнес-пользователей. Всю информацию мы собирали на местах, выезжали на несколько месяцев в Уфу, где на тот момент находился Головной офис, проводили аудиты, общались с людьми, которые занимаются орг-развитием, и совместно с ними разрабатывали техническое задание. После подготовки и утверждения требований мы передали их в отдел разработки, осуществляли периодический контроль на соответствие требованиям и проводили финальные приемо-сдаточные испытания.

Кейс 2. Расскажите, пожалуйста, об оптимизации бизнес-процессов для дочерних офисов Газпрома?

Один из самых интересных проектов мы сделали для Газпром трансгаза – это большое автотранспортное предприятие. Перед нами была поставлена задача по оптимизации затрат и внедрении системы управления автотранспортным хозяйством. Проектирование процессов заняло несколько месяцев, разработка системы, совместно с программистами трансгаза – около полугода и финальный штрих – интергация учетной системы и Глонасс.

В результате заказчик получил полноценную систему управления, в которой в режиме онлайн видны плановые и фактические маршруты движения транспортных средств, расхода топлива, километраж и прочее.

Кроме того, система теперь позволяет вести учет не только транспорта, но и комплектующих и технических жидкостей, и планировать их выдачу в зависимости от пробега.  Очень хорошее решение получилось. Заказчик доволен!

Кейс 3. Можете рассказать о проектировании процессов и внедрении сквозного управленческого учета для холдинга Сибур Русские шины?

Да, нам была поставлена задача – внедрить сквозной учет прослеживаемости сырья и материалов от поступления на склад, дальнейшего движения по переделам, выпуска полуфабрикатов и готовой продукции.

При этом мы выстраивали сквозные процессы и внедряли систему во всех подразделениях завода, начиная от ЦЗЛ (Центральной Заводской Лаборатории) до ОТК (Отдела Технического Контроля).

В итоге, внедрение охватило даже планирование производства, расчет необходимого количества сырья и материалов на выпуск и подготовки бюджетов на закуп.

Зачем нужен управленческий учет?

Нужен для собственников, ТОП-менеджеров и руководителей. В любой организации. А как принимать решения, если нет данных о фактическом состоянии дел в компании?

Представьте, у нас есть торговая сеть в десяти городах.  В каждом городе у этих филиалов есть несколько складов и магазинов, и есть управляющая компания, которая администрирует всю эту торговую сеть.

Собственники и финансисты управляющей компании хотят видеть продажи по каждой торговой точке, в разных разрезах: по товарным группам, по менеджерам, по клиентским сегментам, по времени дня и пр. Они хотят управлять, а не получать финансовый результат в конце месяца и огорчаться. Например, то, что лежит в неликвиде в одном городе может быть востребовано в другом городе и нет смысла тратить дополнительные средства на закуп у поставщиков, можно просто ротировать товар между филиалами и магазинами.

Вы, как предприниматель, занимаетесь ли еще какими-то бизнесами или это Ваше единственное направление?

Мне нравится запускать ИТ-стартапы, это, можно сказать, и работа и хобби.

Сейчас у нас действуют два сервиса:

• торговая площадка Bazar24.online – это интернет-базар, чтобы помочь производственным компаниям проще распродавать товарные остатки и неликвиды, а другим компаниям покупать то, что нужно, по выгодным ценам.
• и есть агрегатор CRM-систем. История его создания такова: в какой-то момент к нам стали поступать заявки CRM -  мы углубились в эту тему, и выяснили, что на рынке существует около 150 разных CRM. В основном компании приходят к клиенту и предлагают те CRM системы, которые знают и умеют внедрять, но не факт, что это лучшее решение для клиента. Есть очень хорошие отраслевые решения, например для стоматологий, недвижимости, сферы услуг и прочее.

Поэтому мы собрали максимально подробную информацию о функциональных возможностях, разработали платформу и сейчас пользователи, пройдя простой тест, могут автоматически получить отчет с тремя рекомендованными CRM, наиболее подходящими для их бизнеса.

Плюс сейчас мы участвуем в подготовке образовательных курсов по бизнес-процессам для школьников, это некоммерческий проект, но, понимание, что мы можем привить правильное отношение к системному подходу у многих тысяч детей, которые уже через несколько лет станут специалистами и начнут применять полученные знания на практике – очень радует. Надеюсь, что получится внести свой вклад в развитие предпринимательства и улучшение стабильности в стране в целом!

Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете задать вопрос нашему эксперту

© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.

Вернуться в начало