Бизнес будет процветать, когда все его составные части будут действовать согласовано. Однако в 99.9% случаев бухгалтерия в компании воспринимается, как некая живущая своей жизнью структура. Работа бухгалтера видится непосвященными как нечто магическое и запредельное. Это приводит к тому, что бухгалтерия замыкается на себе и собственной значимости, создает вещь саму в себе. Необходимое зло, отказаться от которого нельзя, но и польза минимальна, потому что в таком виде бухгалтерия скорее создает проблемы бизнесу.
Для принятия управленческих решений руководитель должен понимать финансовую ситуацию в компании. Информацию по финансам при отсутствии финдиректора может предоставить только бухгалтер. При этом деятельность управленца подчинена финансовой целесообразности, а деятельность бухгалтера – нормам, правилам, законодательству. Разный функционал, и различие в подходах к работе между руководителем и счетоводом могут привести к взаимному непониманию, что негативно отражается на бизнесе.
Для рядовых сотрудников то, чем занимается бухгалтерия, представляется «темным лесом». Часто персонал в общих чертах понимает только то, что от этого отдела зависит выплата зарплаты. Непонимание бухгалтера и требований бухгалтерии, например, к документации, приводит к сложностям во взаимоотношениях. Со стороны работника это выглядит, как «что не сделаешь – все неправильно». Со стороны бухгалтера это выглядит, как «у меня своей работы нет, чтобы ему очевидные вещи разжевывать?». Разлад между сотрудниками или отделами – всегда плохо для бизнеса.
Как сделать, чтобы бухгалтера не служили тормозом и не мешали работе других подразделений? С точки зрения руководителя, существует три основных проблемы, способствующие тому, что бухгалтерия начинает мешаться под ногами и вызывать всеобщее недовольство.
Главбух и финдиректор: разделяй и властвуй
В любом бизнесе есть сложности с пониманием задач бухгалтера, как такового. Если сотрудники смотрят на бухгалтерию, как на часть маршрута по перемещению заработной платы на карточку, то с руководителем не все так просто. Чего обычно хочет управленец? Зачастую, требований слишком много: все бумаги должны быть в порядке, чтобы не «подкопались» проверяющие органы; оперативно предоставлять информацию о финансовой деятельности предприятия; проводить анализ предыдущих периодов на предмет темпов развития; прогнозировать риски; вести налоговый и финансовый учет; взаимодействовать с налоговой и т.д.
Эти требования завышены, а корни их – в непонимании функций бухгалтерии. Бухгалтера – это просто счетоводы, которые должны фиксировать, а не оптимизировать, анализировать и прогнозировать. Оптимизировать, анализировать и прогнозировать – задача финдиректора. Часто эти функции совмещаются, так как руководитель не видит разницы между главным бухгалтером и финансовым директором. А она существенна.
Главный бухгалтер – это первый рубеж обороны предприятия, ответственный за формирование и достоверность внешней отчетности. Его цель – чтобы каждая копейка была зафиксирована и имела документальное обоснование. Финдиректор – это руководитель обороны, в чьи функции входит претворение в жизнь политики повышения прибыльности предприятия. Бухгалтерский учет и управленческий учет – вещи абсолютно разные.
Также не стоит забывать о налоговых проверках, в ходе которых аудиторы буквально «просеивают» бухгалтерию через сито, изучая каждый документ, каждый файл. Если в ведении бухгалтерии находится не только бухгалтерский, но и управленческий учет, в руки налоговиков могут попасть опасные для компании данные. Совмещать бухгалтерский и управленческий учеты – не самое разумное решение. Необходимо эти функции разносить, вводить должность финдиректора в компании.
Больше функций на бухгалтерах – больше авралов и проблем
На бухгалтерии завязано очень много вещей: счета, договора, выплаты и т.д. Всем сотрудникам компании так или иначе приходится с ней соприкасаться. Хорошо, когда они соприкасаются только по профильным, бухгалтерским вопросам, например, по поводу справок о зарплате или открытия зарплатной карты. Плохо, когда бухгалтерия нагружена несвойственной ей работой. В этом случае с ней будут контактировать люди, далекие от бухучета. Бухгалтера могут быть очень милые, когда с ними соприкасаешься в столовой, но по работе это обычно жесткие люди, требующие от коллег работы в четких форматах и шаблонах. Если сотрудники не понимаю требований бухгалтера, или игнорируют их, считая «бзиком», начинаются нервы.
Несмотря на расхожее мнение, бухгалтерия вовсе не призвана мешать жить честным трудягам. Просто нужно оставить кесарю кесарево. Бухгалтерия должна заниматься бухучетом, а всю несвойственную ей деятельность можно передать в подразделения. В случае, если бизнес большой, имеет смысл вообще свести к минимуму общение персонала и бухгалтеров. Например, можно ввести должность администратора при бухгалтерии. Нанять на работу неконфликтную и расторопную девочку, способную выступить посредником между рабочим коллективом и бухгалтерами, «утрясать» проблемы, сглаживать углы.
Это затратные методы, но есть вещи, на которых лучше не экономить. Если нагружать бухгалтерию несвойственными ей функциями, то потери из-за некачественной сдачи отчетности могут быть в разы больше экономии от подобной «оптимизации». Кроме того, попытка сделать из бухгалтеров «универсальных солдат» обычно приводит к тому, что все функции начинают выполняться одинаково плохо.
Первичная документация: документооборот «между двух огней»
Проблема документооборота и коммуникаций обычно возникает на стыке работы отдела продаж и бухгалтерии. Отдел продаж, как водится, продает, и у него задача – наработать как можно больше. Контрагенты могут быть в другом городе, и возникает проблема с оригиналами документов – так называемой первичкой, первичной документацией.
Например, менеджер получил подтверждение по электронке, и пустил заказ в работу. Т.е. оригинала договора нет, а продукция ушла. Нет оригиналов документов – оштрафуют проверяющие органы. Бухгалтерия начинает трясти отдел продаж, и продажники, вместо того, чтобы продавать, начинают заниматься несвойственными им функциями – выбивать документы из клиентов. Отделу продаж плохо, бухгалтерии плохо, клиенту плохо – всем плохо. Продажники не должны заниматься документооборотом. Эти функции нужно с них убирать.
Первый вариант – делегировать функции этаких «выбивателей документов» на бухгалтерию, но тогда бухгалтера начнут напрямую общаться с клиентами. Это создаст ряд проблем. Бухгалтера – это прямые люди, привыкшие иметь дело с точными цифрами. А человек не всегда столь же точен. Вот и возникает ситуация, когда бухгалтер излишне жестко «выбивает» из клиента какой-нибудь документ, нанося тем самым вред имиджу компании. Придется учить бухгалтеров общаться с потребителем, вовлекать в общие корпоративные тренинги, вводить в систему взаимоотношений с партнерами.
Второй путь решения проблемы – снять бремя борьбы с несовершенным документооборотом как с продажников, так и с бухгалтеров. Для этого можно ввести в отдел продаж аккаунт-менеджера или ассистента менеджера отдела продаж, который будет заниматься документами, и подчиняться и бухгалтерии, и отделу продаж одновременно. Если бизнес большой – имеет смысл сформировать отдел «персональных менеджеров». Это затратно, но плюсы могут перекрыть минусы.
Во-первых, это красивый маркетинговый ход. Ваши клиенты будут общаться с персональным менеджером, погруженным в его, клиента, проблемы. Потребитель будет чувствовать себя важной персоной, т.к. с ним работают персонально. Во-вторых, такой отдел или человека проще обучить коммуникации, чем тех же бухгалтеров с их цифрами, дебитами и кредитами. С вашими клиентами будут общаться подготовленные кадры, способные профессионально и дипломатично «разрулить» любой вопрос.
Как вы видите, превратить бухгалтерию из необходимого зла в полезного и хорошо выполняющего свои функции командного игрока вполне реально. Для этого необходимо последовательно ликвидировать все связанные с ней типовые проблемы. Достаточно вставить дополнительные «шестеренки» в механизм ее работы (администратор и аккаунт-менеджер), поработать с функционалом самой бухгалтерией (разделив главбуха и финдиректора), а также снять со счетоводов несвойственную им нагрузку. Есть и другие инструменты, но подбирать их необходимо индивидуально. Если у вас есть сомнения – обращайтесь к нам. Мы подберем для вас актуальный инструментарий.
Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете задать вопрос нашему эксперту
© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.
Комментарии ()