За время своей практики мы неоднократно сталкивались с фирмами, в которых доход не соответствует их оборотам и существенно отстает от желаемого. Представьте, в течение пяти, а то и более, лет компании не развиваются, хотя их оборот составляет около 500 млн. рублей в год. Можем сказать с уверенностью, что минимальный уровень прибыли для таких фирм должен составлять 3-5 млн. рублей в месяц. Что делать, если ситуация обстоит иначе, читайте в нашем материале.
На самом деле, проблемы с прибылью касаются организаций с разным оборотом. Поэтому давайте пошагово разберем, как верно оптимизировать рабочий процесс и затащить бизнес в гору.
1. Обратите внимание на цикл работы
Представьте ситуацию: в крупной мебельной компании в течение последних трех лет не только нет прибыли - она работает в убыток. «Узкое горлышко» оказалось в неожиданном месте. Проведя анализ цикла работы, мы выяснили, что, среди прочих проблем, каждый менеджер тратит около часа на оформление документов и отчета. А директор филиала и того больше – 1,5 часа на составление сводного отчета. Но это еще не все – на подготовку новых кадров среднего звена уходит почти два месяца. Видно, что рабочее время в компании распределено неравномерно, от чего страдает весь бизнес.
Чтобы ситуация нормализовалась, было решено сократить время на обработку одной сделки за счет количества макулатуры. Вместо восьми листов теперь заполняют половину одного. А также научили менеджеров печатать 60 знаков в минуту, что, опять же, сократило время обработки каждого заказа. Но на этом оптимизация не закончилась.
Стали использовать программу для формализации отчетов. Теперь на один документ уделяется не больше 30 секунд. Напомним, что раньше уходил на этот процесс час. На обучение сотрудников перестали тратить несоразмерно много времени. Был также оптимизирован численный состав менеджеров – столько их теперь было не нужно. В итоге оптимизация цикла работы помогла компании на этапе роста продаж обойтись прежними кадрами. Прибыль, соответственно, увеличилась.
2. Сотрудники и их обязанности
Без должного контроля случается, что сотрудники «зашиваются». Жалуясь на постоянный аврал, специалисты просят нанять помощников. Но если копнуть глубже, будет видно, что в большинстве случаев персонал занят процентов на 50-60, не больше. А задержки на работе случаются из-за накопившихся дел, которые сотрудники не выполняют вовремя.
У каждого работника есть свои должностные обязанности, среди которых можно выбрать приоритетные. Определив верно первоочередные задачи, высвободится время. Не стоит забывать и о методах кнута и пряника – о мотивации и угрозе наказания. При разумном использовании они способны существенно стимулировать производительность и результативность сотрудников.
Кроме того, посмотрите на сильные и слабые стороны конкретного сотрудника – что он умеет делать лучше, к чему не лежит у него душа. Снимите с него рутинные, раздражающие его задачи, передайте этот функционал более подходящему человеку – и вы повысите и лояльность, и производительность. Например, в продажах часто мы наблюдаем одинаковый функционал у всех менеджеров по продажам в отделе продаж. Разделив их на менеджеров активных продаж и аккаунт менеджеров, добавив помощников-стажеров, вы уменьшите бумажную работу у первых, освободите от страха личных встреч и холодных звонков вторых, получите за счет третьих систему подготовки менеджеров и кадровый резерв на вырост. И на выходе у вас будет настоящий конвейер.
Как показывает практика, продуктивность сотрудников при таком подходе повышается примерно в 7 раз. Так что попробуйте внедрить этот метод.
3. Устранить очаг возгорания
Мы неоднократно писали, что в любой ситуации важно устранять не последствия, а причины. Поймите, что при любом нарушении, к примеру, рабочих обязанностей начинает разваливаться и учет, и документооборот. Все это приводит к повышению затрат на дополнительных специалистов, обучение или специализированные программы.
Пока компания небольшая, сотрудники могут позволить себе халтурить. Но когда бизнес разрастается, любые мелкие ошибки разрушают всю систему изнутри. Поэтому так важно еще на начальном этапе закладывать систему контроля.
4. Каждому уровню управления свои обязанности
В любой организации можно выделить три слоя управления. На каждом из них должны быть свои временные затраты на реальные действия, планирование дел, контроль и организацию работы. Причем в слое топов фактическое выполнение задач составляет всего 10%, когда как средние звенья тратят на это все 90%. Если эти пропорции не соблюдаются, то какая-то из сторон работает не в полную силу или, наоборот, вынуждена работать 24 часа в сутки.
5. Одна задача – один исполнитель
Снова обратимся к полномочиям сотрудников. Каждый человек должен выполнять от и до свои обязанности, не передавая часть своей работы другим людям. То есть один участок работы – один человек. Разумеется, размер участка будет зависеть от размера и стадии развития компании – если в стартапе с командой из пяти человек один человек может отвечать за целый блок работ (например, те же продажи), то с укрупнением компании и введением конвейера участок может сократиться до, скажем, ведения имеющихся клиентов в конкретном регионе (аккаунт-менеджер) или активных продаж определенного продукта.
В противном случае путаница в работе приведет к повышению затрат на персонал. Больше непродуктивного персонала – меньше прибыли.
Начните с разбора должностных обязанностей сотрудников, вычеркивая те, что не соответствует их должностям. Поверьте, у вас точно найдется человек, у которого не будет обязанностей. Итог – сокращение затрат, оздоровленная система.
6. Кто здесь главный
Однажды к нам обратилась за помощью компания, которая последний год стала нести убытки, хотя до этого все было хорошо - компания росла, и ситуация на рынке вроде бы хуже не стала. Проведя диагностику, мы обнаружили, что главным изменением накануне «убыточного» года оказалось увеличение количества топ-менеджеров, причем половина была «варягами». Некоторые из новых руководителей так и не были «приняты» сотрудниками. В результате информация от клиента до директора проходила несколько этапов проверки, отбора, оценки, согласований. Также долго спускалась и информация от директора до сотрудников, серьезно искажаясь в процессе прохождения. Как итог - уменьшалась достоверность информации, да и управленческие решения не могли приниматься оперативно. Кроме того, привлечение дополнительных менеджеров было очень затратным с точки зрения оплаты труда.
Далеко не всегда раздувание штата управленческого персонала является хорошим решением в случае роста компании. Принимать такие решения необходимо взвешенно, предварительно убедившись в том, что без этого действительно не обойтись. Во многих случаях правильное распределение своего времени генеральным директором - 10% на выполнение текущих операций, 90% времени на анализ полученной информации и принятие на ее основе эффективных управленческих решений – поможет обойтись без дополнительных звеньев в организационной структуре.
А что же наша компания? По результатам диагностики было принято решение о сокращении части топ-менеджеров, и перераспределении зон ответственности между оставшимися управленцами. Часть задач делегировали помощникам и подчиненным. Кроме того, была доработана система мотивации для топ-менеджмента, усилена ее привязка к финансовым результатам компании в целом. В итоге за короткий промежуток времени серьезно сократили издержки и повысили управляемость компании, за полгода компания вышла из кризиса и смогла увеличить свою прибыль в несколько раз.
Что в итоге
Всего шесть шагов помогают избавиться от убытков и привести бизнес в норму. Смотрите вглубь проблемы, разбирайтесь в структуре своей компании – это необходимые меры, если у вас есть желание поднять свое дело на новый уровень. И, поверьте, результат не заставит себя долго ждать. Если у вас возникли вопросы, или вы хотели бы обсудить конкретно вашу ситуацию – вы можете задать вопрос нашим экспертам.
Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете задать вопрос нашему эксперту
© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.
Комментарии ()